「就活やインターンのビジネスメール、どうやって書けばいいの…？」
今回は『就活生向けの正しいビジネスメールの書き方』を例文テンプレートとあわせて紹介します！
就活が始まると、説明会の申込み、面接日程の調整、お礼の連絡など、企業とメールでやり取りする機会が一気に増えますよね。
ビジネスメールは、言葉づかいや構成を間違えると、失礼になってしまうことも…。
この記事では、就活の現場でそのまま使える「正しいメールの書き方」と「コピペOKの例文・署名テンプレート」を分かりやすく紹介します。これを読めば、もう就活のメールで悩まなくて大丈夫です！
1.ビジネスメールの基本構成
まずはビジネスメールを書く際の基本的な構成について紹介します。
- ① 件名（タイトル）：メールの内容が一目で分かるように簡潔に。
- ② 宛名（宛先）：「◯◯株式会社 人事部 ◯◯様」など、正式な敬称を使う。
- ③挨拶と名乗り：初めての相手なら「はじめまして」、既にやり取りしている場合は「いつもお世話になっております」。
- ④ 本文（要件）：用件を簡潔に、丁寧な言葉で。必要に応じて、背景→要件→お願いや質問の順で。
- ⑤ 結びの言葉と署名:「何卒よろしくお願い申し上げます」などで締め、最後に署名（名前、大学名、連絡先など）を入れる。
ビジネスメールではいきなり要件を書き始めたり、敬称が間違っていたりするのはNGです。企業からは「この人マナーをわかっていないな…」と思われてしまいます。
【メール例】説明会参加申し込みのメール
件名：3月10日開催の会社説明会への参加申し込み（◯◯大学 ◯◯）
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
はじめまして。◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯と申します。
貴社のWebサイトにて、3月10日開催の会社説明会のご案内を拝見し、参加を希望いたしましてご連絡差し上げました。
つきましては、下記の通り申し込みさせていただきます。
【氏名】：◯◯◯◯
【大学・学部】：◯◯大学◯◯学部◯年
【連絡先】：◯◯＠◯◯
何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯ ◯◯（名前）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
電話：090-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：◯◯＠◯◯
【ビジネスメールを書く際のポイント】
- 件名は分かりやすく（相手が管理しやすい）
- 「です・ます」調で丁寧に
- 改行や空白で読みやすく
- 署名は毎回つける（テンプレを作っておくと便利）
プライベートのメールやSNSの感覚で送信をしてしまうと痛い目にあいます。しっかりとルールに従って書くようにしましょう！
2.就活メールの例文テンプレート（シーン別）
実家にどのようにメールを書いたらいいのかについて紹介します。ここにある例文はコピペしてテンプレートとして使っていただいて構いません。
① 説明会の申し込みメール
件名：3月15日開催会社説明会の参加申し込み（◯◯大学 ◯◯）
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
はじめまして。◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯と申します。
貴社のWebサイトにて、3月15日開催の会社説明会のご案内を拝見し、参加を希望いたしましてご連絡差し上げました。
以下の通り、お申し込みさせていただきます。
【氏名】：◯◯ ◯◯
【大学・学部】：◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
【電話番号】：090-◯◯◯◯-◯◯◯◯
【メールアドレス】：example@example.com
何卒よろしくお願いいたします。
◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
電話：090-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：example@example.com
② 面接日程の調整メール
件名：面接日程のご連絡（◯◯大学 ◯◯）
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯と申します。
このたびは面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
日程につきまして、下記の候補日の中でご都合のよい日時をご指定いただけますと幸いです。
【面接希望日】
・3月18日（月）午後
・3月19日（火）午前
・3月21日（木）終日
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
電話：090-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：example@example.com
③ 面接後のお礼メール
件名：本日の面接のお礼（◯◯大学 ◯◯）
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
本日、面接をしていただきました、◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接を通じて、貴社の業務内容や社風について理解を深めることができ、より一層、貴社で働きたいという思いが強くなりました。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
電話：090-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：example@example.com
④ 選考辞退のメール
件名：選考辞退のご連絡（◯◯大学 ◯◯）
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯と申します。
このたびは、選考の機会をいただき誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、他の進路を選択することといたしましたため、今後の選考を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
貴重なお時間をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
電話：090-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：example@example.com
⑤ 返信が来ないときのフォローメール
件名：面接日程についてのご確認（再送）（◯◯大学 ◯◯）
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯と申します。
先日、面接日程に関してご連絡を差し上げましたが、念のため再度ご確認のためにご連絡いたしました。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯ ◯◯
◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
電話：090-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：example@example.com
3.ビジネスメールを書くときの注意点
次に、就活生が陥りがちな「ビジネスメールを書く時の注意点」について紹介します。
大学などでは教えてもらえないため、間違えないように注意が必要です。
3.1 件名はわかりやすく、具体的に
ビジネスメールでは、件名がとても重要です。採用担当者は毎日何通ものメールを受け取っており、件名を見て内容を把握することが多いため、内容が一目でわかるような具体的な件名をつけましょう。
- 「質問」や「面接について」
- →「3月10日会社説明会に関するご質問（○○大学・○○（氏名））」
「質問」や「面接について」といった漠然とした件名は受け取る人からするとかなりわかりづらく、メールの管理がしにくくなります。企業側は毎日沢山のメールを受け取ります。
「3月10日会社説明会に関するご質問（○○大学・○○）」のように、日付や用件、送り主の情報が含まれていると親切です。
これにより、メールを管理する側の負担も減り、好印象を与えることができます。
3.2 宛名や敬称は正確に使う
宛名はビジネスメールにおける基本中の基本です。まずは誰に宛てているのかをはっきり示しましょう。
個人宛であれば「○○様」、部署宛であれば「○○部 御中」、企業全体に対する場合は「○○株式会社 御中」と書きます。
注意が必要なのは、「様」と「御中」を併用しないことです。たとえば、「○○株式会社様 御中」といった表現は誤りになります。どちらか一方だけを使い、適切に使い分けましょう。
敬称を間違えてしまうと、かなりの失礼になってしまいます。
『宛名や敬称の正しい書き方』についてはこちらの記事に書いています↓
就活やインターンのメールで、「御中」と「様」の違いに迷ったことはありませんか？ 実は、ビジネスメールにおける宛名や敬称の使い方には、しっかりとしたマナーがあります。 今回は『ビジネスメールの宛名と敬称のルール』について紹介します！ 相手に失[…]
3.3 はじめにあいさつと名乗りを入れる
ビジネスメールでは、いきなり要件に入るのではなく、最初に挨拶と名乗りを入れるのがマナーです。
初めてメールを送る相手には、「はじめまして。○○大学○○学部○年の○○と申します。」のように、自分の名前と所属を伝えましょう。
すでにやり取りをしている相手には、「いつもお世話になっております。」という挨拶が一般的です。名乗りを入れることで、相手が誰からのメールかをすぐに把握でき、やり取りがスムーズになります。
3.4 要件は簡潔に、分かりやすく
ビジネスメールでは、内容を長々と書くよりも、必要な情報を簡潔に、わかりやすく伝えることが大切です。
企業に勤めている人には毎日何件ものメールが届き、対応をしなければなりません。
そこで回りくどい表現や何が言いたいのかわからない文章だと、相手に迷惑がかかってしまい印象も悪くなってしまいます。
「何を」「なぜ」「どうしたいか」が明確であることが求められます。
例えば、「○月○日の面接について、日程を変更したくご連絡しました。」と最初に結論を書くことで、相手も内容をすぐに理解できます。背景や理由はそのあとに簡単に添える程度にしましょう。
3.5 敬語や言葉づかいに注意する
敬語の使い方を間違えると、丁寧なつもりでも逆に失礼になることがあります。
たとえば、「了解しました」はフランクな表現のため、ビジネスでは「承知いたしました」や「かしこまりました」が適切です。また、「ご苦労さまです」も目上の人には失礼にあたるので、「お疲れさまです」と言い換えましょう。
- 了解しました→承知いたしました/かしこまりました
- ご苦労さまです→お疲れさまです
- すみません→恐れ入ります／申し訳ございません
文章全体が敬意を持った丁寧な表現になっているかどうか、自分でも一度読み返して確認すると安心です。
3.6 署名は毎回つける
メールの末尾には、必ず署名をつけましょう。
署名には自分の氏名、大学名、学部・学年、電話番号、メールアドレスなどを記載します。
署名は名刺のような役割を果たしており、相手があなたに連絡しやすくなります。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
電話：090-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：example@example.com
毎回手で入力するのが大変な場合は、メールソフトの署名機能を使って定型文として登録しておくと便利です。
3.7 送信前に必ず見直す
メールを送る前には、内容を必ず見直す習慣をつけましょう。特に、宛名や社名の間違い、誤字脱字、敬語の誤用などには注意が必要です。また、ファイルを添付するときは、添付忘れがないかも確認しましょう。
- 件名はわかりやすい？
- 宛名にミスはない？
- 敬語は丁寧？
- 誤字・脱字はない？
- 添付ファイルは忘れていない？
見直しの目安として、「送信ボタンを押す前に5秒だけ目を通す」だけでも、誤送信やミスを大きく減らすことができます。
3.8 返信は早めに行う（理想は24時間以内）
ビジネスの場では、スピーディーな対応が求められます。
返信が遅れると、相手に不安や不快感を与えてしまう可能性があるため、なるべく早く、遅くとも24時間以内に返信するよう心がけましょう。
もしすぐに返信内容を準備できない場合でも、「確認のうえ、追ってご連絡いたします。」などの一言を早めに送っておくと丁寧です。
3.9 絵文字やカジュアル表現は避ける
就活メールでは、LINEやSNSのようなカジュアルな表現は避けましょう。たとえば、「ありがとうございます〜！」や「よろしくです！」のような文は、親しみやすく見える一方で、ビジネスの場にはふさわしくありません。
また、「！」や「〜」などの記号も多用しすぎると軽い印象になるので注意が必要です。言葉はあくまで丁寧に、落ち着いた文体を心がけましょう。
4.便利なテンプレートまとめ（コピペOK）
就活でよく使う、便利なテンプレートをまとめました。
コピペや保存をしてそのまま使ってOKです。就活の様々な場面で役立ててください。
4.1. 自己紹介・あいさつのテンプレ
【初めて連絡する場合】
はじめまして。◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯と申します。
【継続して連絡している場合】
いつもお世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯です。
4.2. よく使う丁寧なフレーズ集
・感謝：このたびはお時間をいただき、誠にありがとうございました。
・依頼：ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
・返信時：ご連絡ありがとうございます。拝見いたしました。
・承諾：承知いたしました。引き続きよろしくお願いいたします。
・不明点がある場合：お手数をおかけしますが、以下の点についてご教示いただけますと幸いです。
・再送：恐れ入りますが、念のため再度ご連絡いたします。
4.3. 件名テンプレート例
説明会申込 「3月10日開催 説明会参加希望（◯◯大学 ◯◯）」
面接日程連絡 「面接日程のご連絡（◯◯大学 ◯◯）」
お礼 「本日の面接のお礼（◯◯大学 ◯◯）」
辞退 「選考辞退のご連絡（◯◯大学 ◯◯）」
再送 「【再送】ご確認のお願い（◯◯大学 ◯◯）」
4.4. 署名テンプレート
◯◯ ◯◯（氏名）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
電話：090-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メール：example@example.com
ポイント：署名は毎回メールの最後につけましょう。メールソフトにテンプレートとして登録しておくと便利です。
まとめ
今回は『就活生向けの正しいビジネスメールの書き方』とテンプレートを紹介しました。
ビジネスメールでは「相手への敬意」と「分かりやすさ」が最も大切です。特に就活中は、メール1通が企業への第一印象になります。
最初は戸惑うかもしれませんが、丁寧に書くことを意識すれば、自然と良いメールが書けるようになります。
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